Términos de servicio

Flock es operado por [RAZÓN SOCIAL DE FLOCK], RNC [RNC], con domicilio en [DOMICILIO], Santo Domingo, República Dominicana («Flock», «nosotros»). Estos términos regulan el acceso y el uso de Flock Console (el panel de administración), Flock Nest (el portal del empleado), el sitio flock.do y cualquier otro servicio que Flock ponga a disposición bajo ellos (en conjunto, el «Servicio»).

El contrato se celebra entre Flock y la empresa que crea la cuenta (la «Empresa»). La persona que registra la Empresa declara que tiene autoridad para obligarla y, al crear la cuenta, acepta estos términos y la Política de privacidad en su nombre. Si no tienes esa autoridad o no estás de acuerdo con estos términos, no uses el Servicio.

• Usuario: toda persona que accede al Servicio con credenciales propias: administradores, propietarios, contadores, supervisores y empleados de la Empresa.
• Administrador: el Usuario con permisos para configurar la Empresa y gestionar a sus empleados en Flock Console.
• Datos de la Empresa: toda la información que la Empresa o sus Usuarios cargan o generan en el Servicio, incluidos los datos personales de sus empleados, documentos, solicitudes, registros de asistencia y cartas de trabajo.
• Plan: el nivel de servicio contratado por la Empresa, gratuito o de pago, según la página de precios vigente.

Para usar el Servicio debes crear una cuenta con información veraz y mantenerla actualizada. Eres responsable de custodiar tus credenciales y de toda la actividad realizada con ellas. Avísanos de inmediato a legal@flock.do si sospechas un acceso no autorizado.

La Empresa es responsable de decidir quién tiene acceso a su cuenta y con qué rol, de invitar a sus empleados a Flock Nest y de retirar el acceso de quien deje de pertenecer a la organización. Los contadores u otros terceros que administren una o más Empresas declaran que cuentan con la autorización de cada una de ellas.

Algunas acciones, como cambiar los datos de la cuenta o de la Empresa, pueden requerir que hayas confirmado tu correo electrónico.

Flock es una herramienta de gestión de personal. No es asesor legal, laboral, tributario ni contable. La Empresa es la única responsable de sus decisiones sobre sus empleados y del cumplimiento de sus obligaciones bajo el Código de Trabajo (Ley 16-92), la seguridad social, las normas tributarias y cualquier otra ley aplicable. Los cálculos, balances, plantillas y textos que muestra el Servicio son un apoyo y deben ser verificados por la Empresa.

Volantes y pagos. Flock no calcula la nómina. La Empresa carga los montos que ella o su contador ya calcularon y Flock los guarda y los muestra a cada empleado tal como fueron cargados, sin verificarlos. Flock no ejecuta ni garantiza pagos, ni presenta declaraciones ante la TSS, la DGII u otra autoridad; esas obligaciones, y la exactitud de los montos, siguen siendo de la Empresa.

Cartas de trabajo. Cada carta es emitida por la Empresa bajo su responsabilidad y con el contenido que la Empresa define. El código de verificación permite comprobar que la carta fue emitida desde la cuenta de la Empresa, que sigue vigente y que no ha sido revocada. Flock no certifica la veracidad del contenido de la carta ni la relación laboral que describe.

Al usar el Servicio te comprometes a no:

• usarlo para fines ilícitos o para tratar datos personales sin una base legal para hacerlo;
• acceder o intentar acceder a cuentas, datos o sistemas que no te corresponden, ni eludir los controles de acceso, de límites o de seguridad;
• introducir código malicioso, sobrecargar el Servicio o extraer datos de forma automatizada sin nuestra autorización escrita;
• realizar ingeniería inversa, descompilar o copiar el Servicio, salvo en lo que la ley permita expresamente;
• revender, sublicenciar o ofrecer el Servicio a terceros como propio, salvo acuerdo escrito con Flock;
• suplantar a otra persona o a otra empresa, ni emitir cartas de trabajo o documentos falsos;
• cargar datos sensibles que no sean necesarios para la gestión laboral, como información de salud más allá de lo indispensable para registrar una ausencia.

Si encuentras una vulnerabilidad, repórtala a legal@flock.do y danos un plazo razonable para corregirla antes de divulgarla. No la uses para acceder a datos de otras personas.

Los Datos de la Empresa son y siguen siendo de la Empresa. Nos otorga una licencia limitada, no exclusiva y por el tiempo que dure el contrato para alojarlos, procesarlos y mostrarlos con el único fin de prestar el Servicio, darle soporte y mantener su seguridad.

La Empresa declara que tiene derecho a cargar los datos personales de sus empleados y que cumple las obligaciones que la Ley 172-13 sobre Protección Integral de los Datos Personales le impone como responsable del tratamiento, entre ellas informar a sus empleados, contar con una base legal para tratar sus datos y limitar los datos a los necesarios. Respecto de esos datos, Flock actúa como encargado del tratamiento, según el Anexo A.

No vendemos los Datos de la Empresa ni los usamos para publicidad. Podemos usar estadísticas agregadas y anonimizadas sobre el uso del Servicio, que no identifican a la Empresa ni a ninguna persona, para mantener y mejorar el Servicio.

Flock ofrece un Plan gratuito con los límites indicados en la página de precios y Planes de pago. Las características y límites de cada Plan son los publicados al momento de contratar.

• Los precios se expresan en pesos dominicanos (DOP) y no incluyen el ITBIS ni otros impuestos aplicables, que se suman cuando corresponda.
• Los Planes de pago se facturan por adelantado, por el período contratado, y se renuevan automáticamente hasta que se cancelen.
• El pago se procesa a través de un procesador de pagos de terceros. Flock no almacena los datos completos de las tarjetas. La Empresa autoriza el cobro recurrente de los montos del Plan contratado.
• Emitiremos el comprobante fiscal correspondiente a los datos de facturación que la Empresa registre. La Empresa es responsable de que esos datos sean correctos.
• Podemos modificar los precios o los límites de un Plan avisando con al menos 30 días de anticipación. El cambio aplica desde la siguiente renovación; si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes.
• Los montos pagados por un período ya iniciado no son reembolsables, salvo que la ley lo exija o que el cobro se haya debido a un error nuestro.
• Si un pago falla, lo notificaremos y daremos 15 días para regularizarlo. Pasado ese plazo podemos suspender el acceso de escritura o pasar la cuenta al Plan gratuito, según los límites que correspondan. No eliminaremos los Datos de la Empresa por esta causa antes del plazo indicado en la sección de terminación.
• Si la Empresa supera el límite de empleados de su Plan, podrá seguir viendo y exportando sus datos, pero no agregar más empleados hasta ajustar el Plan.

El Servicio, su software, diseño, textos, marcas y logotipos son de Flock o de sus licenciantes y están protegidos por las leyes dominicanas de propiedad intelectual y los tratados aplicables. Te concedemos una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el Servicio conforme a estos términos mientras tu cuenta esté activa. No se te transfiere ningún otro derecho.

La Empresa nos autoriza a mostrar su nombre, logo, firma y sello en las cartas de trabajo y demás pantallas del Servicio, solo para prestárselo a ella y a sus Usuarios. Si nos envías comentarios o sugerencias sobre el Servicio, podemos usarlos libremente, sin obligación hacia ti.

Cada parte mantendrá en reserva la información no pública de la otra que reciba con motivo del Servicio y la usará solo para ejecutar este contrato. Se exceptúa la información que sea pública sin culpa de quien la recibió, que ya tuviera legítimamente, que desarrolle de forma independiente o que deba divulgar por mandato de ley o de autoridad competente, en cuyo caso avisará a la otra parte cuando sea legalmente posible.

Trabajamos para mantener el Servicio disponible y seguro, pero no garantizamos que funcione sin interrupciones ni errores. Podemos realizar mantenimientos y avisaremos con anticipación cuando se espere una interrupción relevante. Salvo que se pacte por escrito un nivel de servicio distinto, no ofrecemos compromisos de disponibilidad.

El soporte se presta por correo a soporte@flock.do en horario laboral dominicano, con esfuerzos razonables de respuesta. Podemos agregar, modificar o retirar funciones; si retiramos una función de la que dependa un Plan de pago de forma sustancial, lo avisaremos con antelación razonable.

La Empresa puede cancelar su cuenta en cualquier momento desde Flock Console o escribiendo a soporte@flock.do. La cancelación detiene las renovaciones futuras y el acceso termina al cierre del período ya pagado.

Flock puede suspender o terminar el acceso, con aviso previo cuando sea posible, si la Empresa o sus Usuarios incumplen estos términos, si hay un pago vencido que no se regulariza, si el uso representa un riesgo de seguridad para el Servicio o para terceros, o si una ley o autoridad así lo exige.

Al terminar el contrato, la Empresa tendrá 30 días para solicitar la exportación de sus Datos de la Empresa en un formato estructurado de uso común. Vencido ese plazo, eliminaremos los datos de nuestros sistemas activos y, a más tardar 90 días después, de las copias de respaldo, salvo lo que una ley nos obligue a conservar (por ejemplo, registros de facturación). Las cláusulas que por su naturaleza deban sobrevivir, como confidencialidad, propiedad intelectual, limitación de responsabilidad y ley aplicable, seguirán vigentes.

En la máxima medida que permita la ley, el Servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad». Flock no ofrece otras garantías, expresas o implícitas, incluidas las de idoneidad para un fin particular y las de resultados específicos. Nada de lo anterior limita derechos que la ley reconozca de forma irrenunciable.

En la máxima medida que permita la ley, la responsabilidad total de Flock frente a la Empresa por cualquier reclamo relacionado con el Servicio no excederá el mayor de estos montos: lo pagado por la Empresa a Flock en los 12 meses anteriores al hecho que originó el reclamo, o RD$10,000.

Flock no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades, pérdida de datos causada por la Empresa o por terceros, ni por daños indirectos o no previsibles al momento de contratar. Tampoco responde por multas, recargos o sanciones derivadas de decisiones que la Empresa tome apoyándose en la información del Servicio.

Estas limitaciones no aplican en caso de dolo o falta grave de Flock, ni a la responsabilidad que la ley no permita limitar.

La Empresa mantendrá indemne a Flock frente a reclamos de terceros, incluidos empleados y autoridades, que se deriven de datos que la Empresa cargó sin tener derecho a hacerlo, de su uso del Servicio en violación de estos términos o de la ley, o de las decisiones laborales que adopte. Flock avisará con prontitud del reclamo y permitirá a la Empresa participar en su defensa, y la Empresa no acordará nada que imponga obligaciones a Flock sin su consentimiento.

Podemos actualizar estos términos. Si el cambio es sustancial, avisaremos por correo y dentro del Servicio al menos 30 días antes de que aplique. Si la Empresa continúa usando el Servicio después de esa fecha, se entiende que lo acepta; si no está de acuerdo, puede cancelar antes sin penalidad. Los cambios que exija una ley aplican desde que ella lo disponga.

Estos términos se rigen por las leyes de la República Dominicana. Las partes intentarán resolver cualquier controversia mediante negociación directa durante 30 días desde el aviso escrito de la otra parte. Si no se resuelve, se someten a los tribunales competentes del Distrito Nacional, Santo Domingo, sin perjuicio de los derechos que la ley reconozca a las personas para acudir a otras instancias.

• Acuerdo completo. Estos términos, la Política de privacidad y las condiciones particulares que se pacten por escrito son el acuerdo completo entre las partes sobre el Servicio.
• Divisibilidad. Si una cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes.
• No renuncia. No ejercer un derecho no implica renunciar a él.
• Cesión. La Empresa no puede ceder este contrato sin autorización escrita de Flock. Flock puede cederlo en una fusión, adquisición o venta de su negocio, avisando a la Empresa.
• Fuerza mayor. Ninguna parte responde por incumplimientos causados por hechos fuera de su control razonable, como desastres naturales, fallas generalizadas de energía o de internet, o interrupciones de proveedores de infraestructura.
• Notificaciones. Enviaremos los avisos al correo de la cuenta o dentro del Servicio. La Empresa nos notifica en legal@flock.do.
• Idioma. Estos términos están redactados en español, que prevalece sobre cualquier traducción.

Para consultas sobre estos términos escribe a legal@flock.do.

Este anexo forma parte de los términos y aplica a los datos personales que la Empresa carga en el Servicio, en particular los de sus empleados. Si la Empresa necesita un acuerdo de tratamiento de datos por separado para sus propios fines, puede solicitarlo a legal@flock.do.

Roles

La Empresa es la responsable del tratamiento de los datos de sus empleados: decide para qué y cómo se usan. Flock es la encargada: los trata por cuenta de la Empresa y conforme a sus instrucciones, que son estos términos, la configuración que la Empresa haga en el Servicio y las instrucciones escritas adicionales que sean razonables. Flock no usará esos datos para fines propios distintos de prestar el Servicio.

Obligaciones de Flock

• Tratar los datos solo para prestar el Servicio y según las instrucciones de la Empresa, y avisarle si considera que una instrucción infringe la ley.
• Garantizar que las personas que accedan a los datos estén obligadas a mantener su confidencialidad.
• Aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas descritas en la Política de privacidad.
• Ayudar a la Empresa a responder las solicitudes de acceso, rectificación, actualización, supresión u oposición de los titulares. Si un titular nos escribe directamente por datos que trata la Empresa, se lo remitiremos.
• Notificar a la Empresa sin demora injustificada, y en todo caso dentro de las 72 horas siguientes a confirmar un incidente de seguridad que afecte los datos personales que trata por su cuenta, con la información disponible y las medidas adoptadas.
• Al terminar el contrato, devolver o eliminar los datos conforme a la sección de terminación.
• Poner a disposición de la Empresa la información razonablemente necesaria para demostrar este cumplimiento y permitir una auditoría por año, con aviso previo de 30 días, en horario laboral y a cargo de la Empresa, sin acceso a datos de otros clientes.

Subencargados y transferencias

La Empresa autoriza a Flock a contratar subencargados para operar el Servicio. La lista vigente está en la Política de privacidad. Avisaremos con al menos 15 días de anticipación de cualquier subencargado nuevo que trate datos de los empleados; la Empresa puede objetar por motivos razonables y, si no se llega a una solución, cancelar el Servicio. Flock responde ante la Empresa por el cumplimiento de sus subencargados.

Los datos se alojan en servidores ubicados en Estados Unidos. La Empresa, como responsable, es quien determina la base legal de esa transferencia frente a sus empleados; Flock mantiene con sus proveedores compromisos contractuales de confidencialidad y seguridad.

Obligaciones de la Empresa

• Contar con una base legal para cargar y tratar los datos, e informar a sus empleados sobre el tratamiento, incluido el uso de Flock y la transferencia internacional.
• Obtener el consentimiento de los titulares cuando la ley lo requiera.
• Cargar solo los datos necesarios y mantenerlos exactos.
• Administrar los accesos de sus Usuarios y retirar los de quien deje de necesitarlos.